写真やアドレス帳、打ち合わせ資料などを整理しようとするとき、全てを”完璧に”整理しようとすると無間地獄に陥ります。
”完璧”など空中にそびえ立つ楼閣の如き絵空事に過ぎないからです。

そんなときは最新のものから時間の許す分だけ整理していきます。
最新の資料なら記憶が新しく整理しやすいですし、よく使う資料というものは大抵つい最近の資料でしょう。何年も前の資料を掘り起こすなんてことは稀です。
古い資料を整理するのは、労力の割にさほど効果は大きくないのです。

ここでいう「集中タスク」というのは、資料作成などの意識が集中しているときに取り組むべきタスクです。「分散タスク」というのは、メール処理や書類整理など集中力が切れて意識が分散しているときでも取り組めるタスクです。

この２つの特性を持ったタスクを交互に並べることで生産性を高めることができます。「集中タスク」であなたのデリケートな頭を使いまわした後は、「分散タスク」で軽く流すようにするのです。

人間の想像力には限界があります。私の経験上では、３０分以上の見積はだいたい大幅にぶれます。１時間と見積もったタスクは２時間かかり、２時間と見積もったタスクは４時間かかりといった具合にです。

よって、作業時間を見積もるときは、１５分～３０分くらいの作業に細分化して時間を見積もるようにします。そうすれば計画の修正も小刻みにできるため、「一番重要なタスクが終わってないぞ！」といった事態を避けられます。

驚くべきことに、仕事効率化において記録の大切さを理解していない人は大勢います。
記録は作業の濃度を上げると同時に、未来の計画を作る土台になるものです。

２時間で作り上げる資料を１日で終わらせてしまうのと、３０分で区切って４日かけて終わらすのはどちらが望ましいでしょうか。

実際にかかった時間はどちらも２時間かも知れませんが、４日間かけて作り上げた方が高いクオリティを発揮できることにきっとあなたは驚くことでしょう。なぜなら、作業に取り組んでいない間も、あなたの頭が勝手に考えを巡らしてくれるからです。

頭にアイデアの種を植えておいて育てるやり方を知っていると、同じ時間でもその仕事の質は大きく向上することになるでしょう。

メールというのは取り扱いに注意すべきです。メール受信のポップアップがどれだけ人の集中力を食いつぶしているかは、検討に値する問題です。

メールは手軽な分だけ、重要度の低い雑多な内容が送られてくることも多いです。
メールを受信するたびに受信箱を見にいっていれば、とても集中どころではなくなってしまうでしょう。

自分で受信箱を見にいく時間を選択することが大切なのです。

「我、仕事を効率化する！仕事をスピードアップする！！」とビフテキの如く燃え上がっているときには、がむしゃらに仕事に取り組んで逆に非効率にならないように注意すべきです。

休憩の取り方というのは、実に興味深い分野です。
休憩し過ぎてもいけないですし、まったくしなくても後で悪影響を及ぼすでしょう。

休憩については私も試行錯誤中なので、自分に最適な”息継ぎ”を見極めていきたいところです。
≪”頑張らずにすむ”仕組みを作ろう≫

「誰にでもできる小さな工夫」を組み合わせて、むしろ”頑張らずにすむ”仕組み作りに焦点が当てられています。
長期的に見て生産的で無理のない生活を作りだすことです。