良いオフィスを選ぶには｜仙台テナント/貸事務所情報

良いオフィス環境は、仕事の質を大きく向上させます。 コストも非常に重要ですが、快適なオフィス環境を選定することは「来客者に対する企業イメージのアップ」「社員のモチベーションアップ」「社員の仕事効率アップ」等につながり、さらには「健康面」にまで影響を及ぼします。それぞれに見合ったオフィスビルを選択し、満足度の高いオフィス移転を実現しましょう。

事務所選びはプラン立案から 事務所の移転・開設を成功させるには、物件を決定する際の的確な判断力が必要です。 優れた環境の貸事務所・オフィスをどう見極めるかによって、今後の仕事で生み出す「品質」を決定するといっても過言ではありません。社員のモチベーション向上や、来客者に対するイメージアップなど、会社にとって最も重要な事項を左右する事務所選び。貸事務所紹介のプロ「オーロラビル」が考える、オフィス選びのコツをお教えいたします。

立地と賃貸条件

実際に最寄りの駅から歩いてみたり、銀行や郵便局、公共機関、食事などで業務上の支障や社員に不便がないか周辺の環境を確認しましょう。特に最近のオフィス街によくあるコンビニエンスストア、いわゆるコンビニが近くにあれば便利です。また、社員の通勤時間や交通費、取引先との距離なども試算しておきましょう。さらに、来客者の多い会社の場合は分かりやすい場所かどうか、人や車の出入りに不自由はないかどうか、女性社員が夜帰宅するときの安全性なども確認しておくことが必要です。

契約面積について

契約面積の内、実際にオフィスとして使用できる有効面積は何坪かを確認しましょう。 契約書に記載される「契約面積」は、「専用面積」のみの場合と「専用面積（※1）＋共用面積（※2）の一部が含まれる」場合とがあります。
図面と実際に現場を見た違いを自分の目で確かめることが大切です。
（※1）借主（テナント）がオフィスとして専用で使えるスペースのこと。
（※2）エレベーターホール・廊下・トイレ・給茶コーナー・パイプスペース（配管スペース）など、共用で使用するスペースのこと。

共益費

共益費（管理費）に含まれる項目は、管理に関する費用の他に、冷暖房などの空調費、共用部分の光熱費などが含まれているかもチェックしましょう。また、清掃費など共益費以外の費用負担の有無を確認しましょう。

保証金・敷金

保証金（敷金）は、解約明け渡しの後、いつ返還されるのか。また、償却（敷引）がある場合、何％かなどを確認しましょう。

エレベーター

2基以上のエレベーターがあれば定期メンテナンス等の休止時間があっても便利です。 引越作業の事を考えて、エレベーターの開口部や内部寸法を確認しておきましょう。 信頼のおけるコンサルティング会社や内装業者であればオフィス設計の際、確認してくれるのが通常です。

トイレ・給湯室

トイレは男女別か共用か？洋式か和式なのか？給湯設備や清掃は行き届いているか？などを確認しましょう。

ビルのグレード

どんなテナントが入っていますか？入居しているテナントの質や内容でビルのグレードが評価されます。 また外観イメージや共用スペースの状況、築年数などもあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

床の耐荷重と配線方法

通常のオフィスビルで必要とされる床の耐荷重は300Kg/㎡。問題なのは、移動書庫等を設置する場合です。 大型の移動書庫の場合、500Kg/㎡から600ｋｇ/㎡が目安。ただし、これは書類をごく普通に収納したときで、書類以外の物品等を収納するときは1,000Kg/㎡以上が必要な場合もあります。また、床に荷重が均等にかかっている場合はいいのですが、たいていの場合、レールの一部に偏りがちです。このような場合は、梁の間にＨ型鋼を渡して、荷重を分散させる方法等を検討しなくてはなりません。しかし、オフィスビルの建築基準において、実耐荷重は余裕を持って通常の5倍に設計しているという情報もありますが、ルールはきちんと守りましょう。また、OAフロアが標準装備されていないビルは、まだまだ多くあります。ご導入する場合は、費用負担がテナント側かビル側か確認しましょう。
OAフロアには、①フリーアクセスフロア方式②3ウェイフロアダクト方式③2ウェイフロアダクト方式④アンダーカーペット方式のような種類があり、使用状況に適した対応が必要です。

電気容量と電話回線

パソコンやプリンター等のOA機器や電話を多く使用する場合は、電気容量や電話回線数が足りているかを確認しましょう。必ず電気回路のチェックをしてください。コンセント容量は、許容範囲ぎりぎりという事が多く、容量の増設をする際、多額の費用を要求されたり、最悪の場合は全く増設不可能というケースもあります。
パソコンやプリンター、電話は、比較的に負荷が小さいですが、特にコピー機は負荷が大きいため1回路に1台と考えましょう。電話回線に関しては、事前に電話工事会社やNTTに相談してください。また、光ケーブルや特別な専用回線等を使用する場合も同様に確認しましょう。ビルによっては導入できない場合があります。

空調・照明システム

ここでチェックしたいのは、移転予定のオフィスビルが、どのくらいの冷房負荷を見込んで設計してあるかです。冷房負荷とは、冷房のために取り去るべき熱量のことで、太陽の輻射熱や人体、OA機器、照明器具などの内部発熱によって室内に自然に生じる熱量がその値となります。通常オフィスの全冷房負荷は100～150kcal/h㎡です。どのくらいの内部発熱が生じるのかをしっかり把握し、移転予定のオフィスビルの空調能力で足りるかどうか確認しましょう。内部発熱把握の決め手は、「どのくらいのOA機器を使用するのか」のチェックです。また、冷暖房は各室（あるいは各階）ごとにコントロールできる「個別空調」になっていれば、時間帯に関わらず自由に小さなスペースで使用できて空調費用にも好影響になる場合があります。しかし、たとえ個別空調でも時間外に冷暖房を使用すると費用が発生してきます。空調の運転区画は、100～200㎡がベストです。さらにコンピュータルームなどでは冬でも冷房が必要になってくる場合がありますので、冷暖房同時運転ができるかどうかも確認しましょう。
また、空調・照明などの追加や移設がある場合は、まずはビル側に相談しましょう。

防犯・防災システム

移転先候補のオフィスビルは、防犯・防災などの管理体制は万全ですか？例えばコンピュータによる「24時間対応の警備システム」を採用していますか？その他の維持管理についてはどうなっていますか？優れた管理体制はオフィスビル選びの基本です

ビルの使用時間・休館日

使用時間に制限があるビルもあります。残業がある会社の場合は、正面入口が何時まで使用できるか？また夜間や休日は使用できるか？などの確認が必要です。

駐車場

駐車場が必要であれば、オフィスと同様、ビル仲介会社に相談しましょう。駐車場にも仲介手数料がかかる場合があります。
ビル仲介会社には、オフィスビル内あるいは近くで自社用や来客用の駐車スペースが確保できるか確認しましょう。利用時間や車種の制限がある場合がありますので、それについても確認が必要です。

借室申込書の提出

最終的な候補物件の選出が終わると、そのビルオーナーに応じては「借室申込書」に会社概要を添付して提出します。通常ビルオーナーは取引銀行の照会などを済ませ、3日から1週間後に返答します。しかし、他のテナントとの競合などの事情により、不承諾となる場合も少なくありません。あらかじめ、予備の候補を選んでおくことも、移転計画を効率よく進めるために必要です。

ビルオーナーの人柄

テナントとビルオーナーは入居後、長いお付き合いになりますのでオーナーの人柄を知っておきたいものです。また必要性があれば、オーナーの経済状況も調査依頼してください。

賃貸オフィスの共益費（管理費）に含まれる項目は、管理に関する費用の他に、冷暖房などの空調費、共用部分の光熱費などが含まれているかもチェック。また、その賃貸オフィスの清掃費など共益費以外の費用負担の有無を確認しましょう。保証金（敷金）は、解約明け渡しの後、いつ返還されるのか。また、償却（敷引）がある場合、いくらかなどを確認しましょう。

建物について

賃貸オフィスの設備についてです。まずはエレベーター。2基以上のエレベーターがあれば定期メンテナンス等の休止時間があっても便利です。トイレは男女別か共用か？洋式か和式なのか？給湯設備や清掃は行き届いているか？などを確認しましょう。その賃貸オフィスのビルのグレードも見ておきたいところです。どんな賃貸オフィスのテナントが入っていますか？入居しているテナントの質や内容でビルのグレードが評価されます。また外観イメージや共用スペースの状況、築年数などもあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

電気や空調など

新しい賃貸オフィスでOA機器や電話を多く使用する場合は、電気容量や電話回線数が足りているかを確認。必ず電気回路のチェック。増設をする際多額の費用を要求されたり、最悪の場合は全く増設不可能というケースもあります。電話回線に関しては、事前に電話工事会社やNTTに相談。また移転予定の賃貸オフィスの空調能力で足りるかどうか確認しましょう。また、冷暖房は各室（あるいは各階）ごとにコントロールできる「個別空調」になっていれば、時間帯に関わらず自由に小さなスペースで使用できて空調費用にも好影響になる場合があります。